Введение: хаос в документации и проблема единой базы данных
В сфере эксплуатации зданий часто царит хаос в технической документации. У разных подразделений или отделов могут быть собственные разрозненные хранилища файлов — от локальных папок до внешних сетевых хранилищ. В результате: отсутствует единая база актуальной информации по объекту. Документы дублируются, теряются их актуальные версии, специалисты тратят много времени на поиск нужной актуальной информации. Ошибки неизбежны, поскольку правки в одном экземпляре не попадают в другие. Кроме того, процессы работы с документацией часто неформализованы: отсутствуют стандартизированные процедуры, не прозрачен статус согласования заявок, поручений, документов, нет общего информационного пространства.