Введение: хаос в документации и проблема единой базы данных
В сфере эксплуатации зданий часто царит хаос в технической документации. У разных подразделений или отделов могут быть собственные разрозненные хранилища файлов — от локальных папок до внешних сетевых хранилищ. В результате: отсутствует единая база актуальной информации по объекту. Документы дублируются, теряются их актуальные версии, специалисты тратят много времени на поиск нужной актуальной информации. Ошибки неизбежны, поскольку правки в одном экземпляре не попадают в другие. Кроме того, процессы работы с документацией часто неформализованы: отсутствуют стандартизированные процедуры, не прозрачен статус согласования заявок, поручений, документов, нет общего информационного пространства.
Последствия такого положения дел ощутимы для бизнеса: замедляется принятие решений, растут риски ошибок при техническом обслуживании, нарушаются регламенты из-за использования устаревшей документации. Сотрудники служб эксплуатации и управляющих компаний вынуждены больше времени уделять рутинному ручному администрированию, нежели реальной работе с объектом. В условиях, когда здания становятся все более сложными (растёт число инженерных систем, автоматизированного оборудования), старые методы работы с разрозненными данными уже не справляются с поставленными задачами. Необходима единая цифровая среда, которая объединит всю информацию об объекте и обеспечит быстрый доступ к актуальным данным для всех участников.
SODIS FM – единый цифровой архив, связанный с BIM
Решением проблемы разрозненности данных выступает внедрение системы управления эксплуатацией SODIS FM. Это современная платформа, которая позволяет создать единый цифровой архив технической и эксплуатационной документации здания, интегрированный с его BIM-моделью и функционирующий как часть цифрового двойника объекта. Ниже рассмотрим, как SODIS FM устраняет упомянутые проблемы и помогает организовать эффективное хранение и использование данных.
Автоматическое формирование структуры архива по объектам и категориям
Одно из ключевых преимуществ — настройка автоматического формирования структуры архива под конкретный объект недвижимости. Система задаёт логически понятную иерархию: например, разделяет документацию по стадиям (проектная, рабочая, исполнительная, эксплуатационная документация), документы по их типам, статусам и ответственным исполнителям. На каждый объект заводится свой электронный архив, внутри которого документы организованы по настраиваемым критериям. Если объект содержит несколько зданий или сооружений, для каждого может поддерживаться своя структура. Такой подход исключает дублирование — каждый чертёж или документ хранится строго в одном месте, но при этом может связываться с разными сущностями системы (элементами здания, помещениями, задачами, заявками, поручениями, элементами BIM-модели и пр.). Кроме того, система позволяет создать различные разрезы представления нужной информации, отфильтровав и сгруппировав данные по одному или нескольким признакам для разных ролей пользователей, например, «объект» — «тип оборудования» — «производитель» — «эксплуатационная документация» или «производитель» — «эксплуатационная документация» — «объект» — «статус документации»
Важно, что базовая структура архива может формироваться на основе информационной модели (BIM-модели). SODIS FM позволяет быстро настроить требуемые реестры документации: проектной, рабочей, исполнительной, эксплуатационной — все они связаны с конкретным объектом и его цифровой моделью. Иными словами, если в BIM-модели предусмотрены определённые разделы и тома документации, система способна отразить их в структуре архива. Это обеспечивает единообразие организации данных: электронный архив как «зеркало» информационной модели. При добавлении нового объекта или подсистемы, нужные папки и карточки могут создаваться автоматически, что экономит время на первоначальную настройку.
Интерфейс электронного архива технической документации в SODIS FM. Слева отображается дерево папок и категорий по объекту (разделы проектной, рабочей, исполнительной документации и др.), а справа — список файлов с атрибутами и статусами
Система поддерживает версионность документов и прозрачное согласование: у каждого файла видно текущий статус и ответственного, что упорядочивает совместную работу над документацией.
Интеграция с BIM: выгрузка информации и связь с моделями
BIM-интеграция — центральная особенность SODIS FM. В отличие от классических систем электронного архива, которые хранят лишь файлы, SODIS FM может опираться на информационную модель здания как на единую базу данных объекта. Система позволяет загрузить BIM-модель (например, из Autodesk Revit или в формате IFC) и дальше работать с ней прямо через веб-интерфейс. В платформу встроены мощные средства просмотра 3D-моделей — специалист может интерактивно осмотреть модель здания, включая планы этажей, размещение оборудования, конструктивные элементы. При этом электронный архив и BIM-модель связаны: каждый элемент модели (помещение, оборудование, конструкция) может быть связан с документами, заявками, задачами и пр.
Практически это реализуется через динамические реестры объектов BIM. К примеру, система автоматически формирует реестр помещений (по данным модели), реестр инженерного оборудования, реестр строительных элементов и т. д. Каждое помещение, выгруженное из BIM, представлено в системе отдельной карточкой с атрибутами — площадью, объёмом, типами отделки, датами ввода в эксплуатацию и другими данными, взятыми из модели. В карточке автоматически собираются все связанные сведения: описание, файловые вложения, история изменений, а также вкладка с самим фрагментом BIM-модели данного помещения. Через эту вкладку пользователь может видеть помещение на плане или в 3D, выделять конкретные элементы и при необходимости добавлять замечания прямо из модели.
Связь BIM и документации работает в обе стороны. С одной стороны, из модели мы получаем структуру и объекты, к которым привязываются документы и задачи. С другой — при просмотре документа можно сразу перейти к соответствующему элементу BIM. Например, открыв чертеж системы отопления, пользователь одним кликом переходит к элементам системы на 3D-модели, чтобы увидеть её расположение в здании. Такая сквозная навигация экономит время и снижает риск ошибки при сопоставлении документации и реального объекта. В отличие от традиционного хранения чертежей в папках, где модель существует отдельно, здесь данные консолидированы: BIM-модель служит наглядной интерактивной схемой для доступа ко всему объёму информации об объекте. Это приближает эксплуатацию к концепции цифрового двойника — виртуального представления здания, актуализируемого в реальном времени.
Организация информации: статусы, умные папки, доступ
Чтобы навести порядок в большом объеме данных, SODIS FM предоставляет инструменты для структурирования и быстрой навигации. Во-первых, у каждого документа, заявки, оборудования и пр. есть статус жизненного цикла. Например, для документации это стадии согласования: «Черновик», «На согласовании», «Утверждено», «Архив» и т. д. Статусы задаются правилами документооборота и позволяют всем участникам видеть актуальное состояние: находится ли документ в работе или уже утверждён. Система может автоматически менять статусы при наступлении событий (после загрузки новой версии, после этапа согласования, подписания и пр.).
Во-вторых, реализованы умные папки и фильтры. Пользователь может настроить представление данных под свои задачи: например, отобрать все документы по определённому подразделу, все заявки с высоким приоритетом, либо все помещения, требующие планового обслуживания в следующем месяце. Такие выборки сохраняются как отдельные узлы (смарт-папки) и обновляются динамически. Это значительно ускоряет поиск информации — вместо ручного перелистывания каталогов достаточно открыть готовую подборку. Кроме того, система имеет мощный поисковый механизм, что также экономит время.
Не менее важно — разграничение прав доступа. В едином архиве могут участвовать разные роли пользователей: руководители, инженеры службы эксплуатации, арендаторы, подрядчики. SODIS FM позволяет гибко настроить, кто что видит и может делать. Например, подрядчик может иметь доступ только к своим разделам, арендаторы — только к паспортам своих помещений и возможности оставить заявку. Это достигается через встроенную систему ролей и групп доступа. Разрешения назначаются на уровни объектов (папок, категорий, отдельных документов и пр.). Таким образом, обеспечивается информационная безопасность: единая база, но каждый работает только со своими данными. Одновременно поддерживается принцип «одного окна», например, руководителю, имеющему широкий доступ, достаточно зайти в SODIS FM, чтобы получить доступ ко всей информации службы эксплуатации объекта (задачи, заявки, поручения, документы, инженерные системы, планы ППО, и пр.) в структурированном виде без переключения между разными программами.
Связь с процессами: МТО, ППО, заявки, графики, задачи и QR-коды
Электронный архив в SODIS FM не существует изолированно — напротив, он тесно интегрирован с бизнес-процессами эксплуатации. Рассмотрим несколько направлений такой связки:
- Планово-предупредительное обслуживание (ППО): в SODIS FM настраиваются графики плановых работ по каждому оборудованию и помещению. Электронный архив позволяет хранить всю историю этих работ. Когда подходит срок ППР, ответственный получает задачу из системы, в которой уже прикреплены нужные документы (например, форма отчёта, регламент, чек-лист). После выполнения задача закрывается, а отчёт сохраняется в архиве, накапливая историю обслуживания и ремонтов.
- Работа с заявками: пользователи (например, арендаторы) могут создавать заявки на ремонт или устранение неисправностей. Каждая заявка привязывается либо к помещению, либо к конкретному оборудованию, либо к виду работ. SODIS FM объединяет это с архивом: у заявки может быть вложение (фото поломки, скрин ошибки), и одновременно через архив доступен весь бэкграунд (паспорт оборудования, предыдущие случаи, фотоматериалы, исполнительная документация и пр.).
- Материально-техническое обеспечение (МТО): система содержит модуль управления запасами и ресурсами. Все сведения о материалах, оборудовании, запчастях привязаны к объектам архива. Например, в карточке инженерного агрегата (насоса, кондиционера) хранится не только его паспорт и инструкция, но и информация о складских остатках запчастей, проведённых ремонтах, связанных заявках и пр.
- Контроль проектов, графиков и задач: в системе реализованы инструменты управления проектами и задачами. Если объекте идёт модернизация, изменение функционального назначения помещений или ремонт, то SODIS FM позволяет вести график работ, связывая его с BIM-моделью и текущей технической документацией, при этом под рукой будет вся архивная информация (проектная, рабочая, исполнительная документация) как по текущему объекту, так и по аналогам при наличии и необходимости.
- QR-коды и привязка к физическим объектам: важной и востребованной функцией SODIS FM является генерация QR-кода для каждого помещения и элемента оборудования. Код можно распечатать в виде этикетки и разместить на объекте. Например, на дверях каждого помещения клеится уникальный QR-код. Сотрудник эксплуатации, находясь на месте, сканирует код смартфоном и сразу попадает в систему на страницу данного помещения или оборудования. Там он видит всю актуальную информацию: привязанные заявки, документы, чертежи, документацию на оборудование, BIM-модель помещения, историю обращений и пр.
Импорт архивов, история изменений и автоматическое обновление данных
Для компаний, у которых уже есть массив документов (на бумаге или на электронных носителях), важно перенести существующие архивы в единую систему. SODIS FM предоставляет гибкие инструменты импорта: разовым действием можно загрузить структуру папок и файлов из прежнего архива, автоматически создав карточки документов в системе. При этом возможно распознавание метаданных — например, если файлы именованы по определённому шаблону, система автоматически может заполнить требуемые поля карточки документа (например, раздел, шифр, марка, и пр.). Это упрощает миграцию с устаревших хранилищ: переход происходит без потери данных и с минимальными трудозатратами.
После перехода на единый цифровой архив все изменения журналируются. Каждое действие — загрузка новой версии, изменение реквизитов, добавление комментария — фиксируется в истории документа с указанием времени и пользователя. Администраторы и руководители могут просматривать журналы для контроля. История версий позволяет вернуться к предыдущей редакции документа и, при необходимости, отследить, кто и когда внёс правки. Это повышает доверие к данным в системе: любая информация проверяема и имеет «цифровой след».
Обновление данных также может происходить автоматически при интеграции с внешними источниками. Например, если BIM-модель обновлена проектировщиками, обновлённые данные можно повторно импортировать и система откорректирует реестры (добавит новые помещения, обновит параметры оборудования и пр.).
Интеграция с внешними системами
Современная IT-среда предприятия включает множество систем: от CAD/BIM-систем проектирования, до ERP и бухгалтерии, систем диспетчеризации инженерного оборудования, платформ электронного документооборота, BI-систем и пр. SODIS FM изначально разработана как открытая система для интеграции со всем IT-окружением. У платформы есть развитый API, благодаря которому можно связать её с любыми внешними приложениями.
Отчёты, шаблоны и аналитика
Накопление данных в едином цифровом архиве открывает возможности для аналитики и отчётности. SODIS FM включает мощный инструмент формирования отчётов. Пользователь может выгружать информацию из системы в заданном разрезе и формате. Например, за минуту получить свод всех просроченных заявок по объекту, перечень документов на пересогласовании, список оборудования с окончанием гарантии через заданный период и т. д. Отчёты могут формироваться по настраиваемым шаблонам — система поддерживает экспорт в Word, Excel, PDF с подстановкой данных в фирменные бланки. Также доступны аналитические панели (дашборды): например, графики распределения заявок по категориям, динамика закрытия задач по месяцам, процент наполненности архива актуальной документацией по разделам и прочие KPI эксплуатации. Такие метрики помогают руководству видеть узкие места и принимать решения на основе данных, а не интуиции.
Кроме оперативных отчётов, единый архив играет роль источника Big Data о жизненном цикле здания. На больших временных интервалах можно анализировать тренды: какие системы чаще выходят из строя, как влияет сезонность на количество инцидентов, где есть отклонения от требуемых или ожидаемых показателей. Как уже отмечалось выше, SODIS FM готова к интеграции с инструментами BI (MS Power BI и др.), если требуется более сложная аналитика.
BIM-модель объекта в системе SODIS FM. Наглядное 3D-представление объекта интегрировано с данными по помещениям и оборудованию
Заключение: цифры
Уже «из коробки» система SODIS FM даёт значимые цифры, позволяет снизить затраты на эксплуатацию зданий примерно на 30 %, а срок службы оборудования увеличить на 30 % — за счёт оптимизации процессов и своевременного обслуживания. В реальных проектах достигается снижение трудозатрат персонала более чем на 25 % с окупаемостью внедрения меньше 2-х лет. Такие результаты стали возможны благодаря консолидации разрозненной ранее информации в единой цифровой системе и автоматизации рутинных операций.
Калькулятор эффективности
Мы подготовили калькулятор эффективности внедрения системы SODIS FM, который доступен по ссылке.
От слов к делу
Если вы заинтересованы в том, чтобы на практике оценить возможности SODIS FM, рекомендуем запросить расширенную презентацию, адаптированную под задачи вашей организации. Команда «СОДИС Лаб» открыта к общению — вы можете связаться со специалистами для обсуждения деталей внедрения, либо сразу зарегистрироваться на тестовый период через официальный сайт.
