Эффективность службы эксплуатации зданий часто снижается из-за хаотичных процессов, перегруженности сотрудников и отсутствия чёткого контроля. Проблемы накапливаются: задачи теряются, ремонты срываются, отчёты составляются вручную, а руководство не видит реальной загрузки персонала. На помощь приходят цифровые инструменты, которые позволяют оптимизировать работу без дополнительных затрат на персонал.
В статье разберём, как внедрение специализированной системы помогает повысить качество работы службы эксплуатации без увеличения численности команды.
Во многих организациях в работе службы эксплуатации со стороны наблюдаются одни и те же проблемы. Вот как это обычно выглядит:
- Задачи забываются, и далеко не все выполняются в срок.
- Материалы не закупаются вовремя — срываются плановые ремонты и обслуживание.
- Планирование слабое: работы идут рывками — то аврал, то недогруз.
- Не ведётся статистика по работе оборудования — невозможно понять, что работает эффективно, а что требует замены.
- Нет доступа к технической документации и технологическим картам — из-за этого операции по обслуживанию выполняются с ошибками.
- Отчёты составляются вручную, по перепискам и устным комментариям — они неполные, разрозненные и не отражают реальную картину.
- Трудно понять, на что уходит время, где теряются ресурсы, кто действительно загружен, а кто простаивает.
Так это выглядит со стороны руководства и внутренних клиентов компании.
Со стороны сотрудников ситуация выглядит иначе:
- постоянная перегруженность,
- невозможность спланировать рабочий день,
- неясные приоритеты,
- заявки поступают отовсюду: через охрану, в мессенджерах, по телефону, на словах,
- чётких правил нет, задачи ставятся по-разному,
- ответственность — всегда на исполнителе, даже если задача была неполной или пришла с опозданием.
В результате — замкнутый круг. Сотрудники теряют мотивацию, качество работы падает, руководство усиливает контроль, но проблемы только накапливаются. Ни сверху, ни снизу процесс не работает как единая система.
И что особенно важно: многим кажется, что единственный выход — расширение штата. Но это, во-первых, увеличивает постоянные расходы, а во-вторых, лишь частично снимает симптомы, не устраняя причину.
Что меняется при внедрении системы?
SODIS FM — это система, которая наводит порядок в работе службы эксплуатации, берёт на себя управление бизнес-процессами и делает их прозрачными и управляемыми.
Со стороны сразу заметны конкретные изменения:
- Заявки поступают централизованно — через систему.
- Все задачи фиксируются, распределяются и контролируются. Забытых и дублирующихся заявок больше нет.
- Руководитель видит загрузку сотрудников в режиме реального времени и заранее планирует работу.
- Нагрузка становится сбалансированной — без авралов и простоев.
- Планирование строится по графикам, приоритетам и типам работ.
- Система помогает заранее заказывать материалы и запчасти — без срывов из-за нехватки ресурсов.
- Отчётность формируется автоматически и всегда под рукой — по заявкам, сотрудникам, видам работ и т. д.
Самое важное: работа службы становится предсказуемой, управляемой и прозрачной.
Интерфейс системы SODIS FM
Что меняется со стороны сотрудников?
- Резко сокращается время, затрачиваемое на рутинные операции. Повседневные задачи, оформление заявок, отчёты и другие действия выполняются быстрее и проще.
- Результат работы становится лучше. Благодаря доступу к документации и технологическим картам снижается количество ошибок и повышается точность выполнения.
- Появляется контроль над своей работой. Сотрудник не просто получает задачи, а сам планирует день, расставляет приоритеты и управляет процессом.
- Система помогает не только ничего не забыть, но и контролировать все этапы работы. Задачи, сроки, статусы, ресурсы — всё в одном месте, без хаоса и ручного пересмотра.
В результате человек работает быстрее, увереннее и с меньшим стрессом. Он видит, что справляется, что результат заметен, а ошибки становятся редкостью. Это даёт спокойствие, профессиональную уверенность и реальную мотивацию продолжать работу.
Таким образом, внедрение процессного управления в эксплуатации напрямую приводит к росту удовлетворённости сотрудников службы эксплуатации.
Как это работает на практике?
В 2023 году на одном из бизнес-парков в Москве (130 000 м², класс B+) управляющая компания внедрила SODIS FM, чтобы системно организовать работу инженерной службы. До этого все процессы в основном велись вручную и несистемно: заявки приходили вразнобой, задачи терялись, отчётность собиралась вручную.
После внедрения всё стало проще: заявки поступают централизованно — без потерь и повторов. Руководитель видит загрузку команды, перераспределяет задачи и устраняет перегрузки. Новые сотрудники осваиваются за недели, а не за месяцы.
Результаты:
Количество выполненных задач выросло на 35 % — при том же составе сотрудников.
Среднее время исполнения заявки сократилось с 6 до 2 часов.
Ошибок и повторов стало значительно меньше.
