Строительство всегда требует строгого соблюдения сроков и точности исполнения поручений. Цена любой сделанной ошибки чрезвычайно велика. Поэтому всё более важную роль играет выбор ПО для обеспечения строительного контроля на всех этапах и автоматизации типовых процессов.
Менеджеры должны заложить прочный организационный фундамент, иначе проект не будет реализован в срок. Для этого нужно быть уверенным в том, что каждый участник проекта имеет своевременный доступ к необходимой информации. У менеджеров практически нет права на ошибку. Если работа не делается в срок или на рабочем месте не хватает персонала, то ответственную компанию ждут серьёзные последствия. Программное обеспечение помогает управляющим проектами отслеживать задачи, ресурсы и коммуникацию.
Что такое бизнес-процесс?
В логике ПО для управления строительством бизнес-процесс — это последовательность действий, направленных на создание продукта или услуги. В системе управления строительством SODIS Building CM для этого предусмотрен редактор маршрутных схем, позволяющий любому пользователю без дополнительных навыков запрограммировать процессы любой глубины и сложности.
Маршрутом называется схема, которая используется для полной или частичной автоматизации бизнес-процесса. Пользователь платформы с помощью графического редактора создаёт схему, используя встроенные блоки действий и условий переходов между ними. После этого система автоматически будет выполнять предписанные действия: создавать задачи, генерировать документы, отправлять на согласование и подписание документы, менять статусы у объектов, отправлять уведомления по электронной почте и т. д. Блок может содержать автоматическое действие, например, создать документ на основании полученной информации, либо действие, которые должен выполнить пользователь, например, проверить и завершить задачу.
Примеры автоматизации бизнес-процесса
В качестве примера можно привести процесс согласования технической документации в системе SODIS Building CM. Данный процесс начинается с регистрации документа в системе. Пользователь создаёт карточку проекта, заполняет реквизиты и загружает необходимые файлы.
На втором этапе документ уходит на согласование координатору, который проверяет корректность загруженных файлов и назначает согласующих профильных специалистов. После прохождения всех необходимых проверок документ возвращается на проверку координатору. Далее согласованный документ уходит на проверку к подписанту, в роли которого может быть, например, руководитель проекта или генеральный директор. В случае, если документ не проходит согласование, он отправляется на доработку координатору, который может самостоятельно внести изменения или направить документ на повторное согласование другим специалистам. При необходимости в схему данного бизнес-процесса можно внести любые изменения.
Также примером автоматизации бизнес-процесса в SODIS Building CM служит стандартный процесс продажи услуги клиенту. Схема данного процесса такова: подготовка и согласование коммерческого предложения, разработка и подписание договора и завершении — формирование проекта по заключённому договору с заказчиком. В данной схеме можно автоматизировать каждый шаг: например, документ может автоматически направляться на согласование заместителю генерального директора, если сумма договора меньше 1 млн рублей, или автоматически направляться на согласование генеральному директору, если сумма договора больше. В случае отклонения договора он может направляться заново по всей цепочке согласования или проходить только ограниченный круг согласования.
Что может автоматизировать строительная компания
Помимо настройки собственных бизнес-процессов с помощью графического редактора пользователи SODIS Building CM могут воспользоваться типовыми процессами по организации строительных работ, которые доступны в системе. С их помощью можно автоматизировать:
- учёт административно-технической документации;
- контроль графика производства работ;
- административный документооборот;
- технический документооборот;
- работу с замечаниями по технической документации;
- сдачу объёмов выполненных строительно-монтажных работ;
- оформление актов сдачи-приёмки строительно-монтажных работ;
- строительный контроль.
Система автоматически создаёт задачи сотрудникам, генерирует документы и высылает на согласование и подпись ответственным лицам. Запуск процессов осуществляется пользователем, по настроенному таймеру или по определённому событию. Создание и контроль выполнения графиков производства работ можно синхронизировать с Microsoft Project и с другими программами для управления проектами.
Таким образом, использование возможностей ПО для автоматизации бизнес-процессов помогает устранить типичные ошибки и пробелы в процессах. Координатор проекта и руководитель могут контролировать работу команды на всех этапах и в онлайн-режиме фиксировать простои, недочёты или несвоевременное выполнение работы другими сотрудниками, потенциально экономя время и усилия своих специалистов.
Читайте также: «Переход на электронный документооборот в строительстве»
