C 1 января 2023 года вступает в силу новый стандарт, устанавливающий требования к ведению исполнительной документации для объектов капитального строительства в электронном виде. Рассказываем, что он регламентирует и какое ПО может помочь перейти на электронный документооборот.
В конце мая Росстандарт утвердил национальный стандарт ГОСТ Р 70108-2022 «Документация исполнительная. Формирование и ведение в электронном виде», который регламентирует оборот документации для объектов капитального строительства в цифровом формате.
Принятие нового стандарта стало первым шагом к полному переходу на электронный документооборот для строительных и проектных организаций. Он не отменяет работу с документами на бумажных носителях, а предполагает, что есть выбор из двух вариантов.
Это право также предусмотрено приказом Ростехнадзора от 9 ноября 2017 года № 470. Однако ранее из-за отсутствия нормативной базы для электронного документооборота компании чаще делали выбор в пользу бумажных носителей. Появление регламентирующего документа снимает этот барьер.
Что говорится в описании стандарта
В документе приводятся требования к ведению исполнительной документации в электронном виде при строительстве, реконструкции и капитальном ремонте строительных объектов. Выбрав вариант электронного документооборота, участники процесса строительства могут полностью отказаться от бумажных носителей. Под участниками здесь понимаются застройщики, технические заказчики, эксплуатирующие организации, генподрядчики и другие организации, а также уполномоченные лица.
Среди требований к информационной системе — возможность поддержки электронных журналов и осуществления регистрации в надзорных органах по мере введения объекта в эксплуатацию. Система должна формировать акты и другую исполнительную документацию на основе данных из информационной модели объекта. Отображаться в электронном виде должна вся документация, включая чертежи и геодезические съёмки. Также в системе должна быть предусмотрена исходно-разрешительная документация, необходимая для строительства.
Согласно ГОСТу, пользователи должны иметь возможность вносить изменения в ошибочно размещённые сведения. При этом все записи из журнала общих работ должны храниться в системе без возможности удаления. Можно лишь создать новую запись с корректировкой. Это необходимо, чтобы избежать изменений «задним числом».
Плюсы перехода на цифру
Выбор в пользу электронного документооборота обеспечит большую прозрачность и достоверность исполнительной документации. Участники процесса строительства взаимодействуют в единой системе, это экономит время на решение рутинных задач и обеспечивает удобный доступ к документам. Пользователи такой системы могут проводить документарные проверки без выезда на объекты. Также сократятся затраты на ведение исполнительной документации в бумажном виде.
В дальнейшем с переходом большого количества организаций на электронную систему документооборота появится больше уточнений и дополнительной информации о правилах ведения исполнительной документации, что упростит работу всем сторонам. Также произойдёт оптимизация документов, формируемых при подготовке исполнительной документации. При этом участники строительства постепенно получат возможность осуществлять удалённое управление объектами.
Какое ПО выбрать
Специалисты «СОДИС Лаб» имеют большой опыт разработки проектно-сметной документации. Накопленные знания были реализованы в программном продукте SODIS Building CM, который предназначен для управления строительством. В системе помимо управления всеми задачами и бизнес-процессами предусмотрен электронный документооборот.
SODIS Building CM позволяет управлять процессами, связанными с оборотом документов на всех этапах строительства, такими как согласование проектной документации, формирование исполнительной документации и специализированных отчётов.
Система создаёт электронное рабочее пространство для организации совместной работы и коммуникаций. Вся документация хранится в смарт-папках, с помощью которых легко структурировать информацию.
Все процедуры согласования в системе автоматизированы. Проектировщику достаточно завершить свою задачу по разработке документации, и она самостоятельно уйдёт на согласование по установленному маршруту. Согласование может быть как параллельным, так и последовательным с любым количеством участников.
График выпуска технической документации в SODIS Building CM создаётся непосредственно в системе или загружается из распространённых программ управления проектами, таких как Microsoft Project, 1C, SAP, Autodesk, с возможностью дальнейшей синхронизации.
Для каждой редакции документа автоматически формируется титульный лист с уникальным QR-кодом. Таким образом, имея бумажную версию тома, можно найти его в системе и проверить актуальность.
Как показывает опыт наших клиентов, внедрение решения для управления строительством с поддержкой электронного документооборота повышает качество менеджмента и сокращает сроки сдачи объектов, что, в свою очередь, существенно экономит бюджет.
