Управляющие компании могут оцифровать административный документооборот с помощью системы SODIS Building FM. Решение позволяет настроить процессы создания и хранения договоров, счетов, приказов, коммерческих предложений, деловой переписки и документов кадрового делопроизводства.
Система позволяет разрабатывать документацию для арендатора (договоров на аренду и др.) по заданным шаблонам, созданным с помощью MS Word и MS Excel.
Внедрение электронного документооборота позволяет управляющим организациям оптимизировать процесс работы с документами на всех стадиях: от создания до утверждения и отправки готового экземпляра. Система SODIS Building FM полностью автоматизирует процедуры согласования любых документов. ПО помогает создать необходимые документы и отправляет их на согласование и подпись ответственным лицам по заданному маршруту.
В системе предусмотрены типовые схемы согласования, но при необходимости пользователь может настроить процесс согласования документации с помощью встроенного редактора маршрутных схем.
Для хранения информации в SODIS Building FM используется логика описания с помощью атрибутов и карточек, к которым привязаны документы. Поиск документов осуществляется с помощью специальных смарт-папок, которые можно создать и настроить для структурирования данных. Документы загружаются и хранятся в карточке проекта, которую легко найти через встроенный поисковик по ключевым словам. Таким образом, информация об объектах эксплуатации хранится в единой базе данных и в одной карточке содержится описание проекта, привязанные к нему объекты, BIM-модель, файлы и документы.
Система SODIS Building FM позволяет настроить на предприятии работу с корпоративной электронной почтой. Пользователь может направлять письма как внешним контрагентам, так и внутренним пользователям системы на любой адрес через вкладку «Обсуждение» в карточке задачи или документа. Входящие письма также автоматически регистрируются в системе.
В SODIS Building FM предусмотрена возможность настроить создание документов по письму — при отправке письма на определённый адрес почты система автоматически зарегистрирует новый документ.