- Для кого - Управляющие компании -

Автоматизация административного документооборота

Управляющие компании могут оцифровать административный документооборот с помощью системы SODIS Building FM. Решение позволяет настроить процессы создания и хранения договоров, счетов, приказов, коммерческих предложений, деловой переписки и документов кадрового делопроизводства.

admin-fm

Использование шаблонов

Система позволяет разрабатывать документацию для арендатора (договоров на аренду и др.) по заданным шаблонам, созданным с помощью MS Word и MS Excel.

Согласование документов

Внедрение электронного документооборота позволяет управляющим организациям оптимизировать процесс работы с документами на всех стадиях: от создания до утверждения и отправки готового экземпляра. Система SODIS Building FM полностью автоматизирует процедуры согласования любых документов. ПО помогает создать необходимые документы и отправляет их на согласование и подпись ответственным лицам по заданному маршруту.

В системе предусмотрены типовые схемы согласования, но при необходимости пользователь может настроить процесс согласования документации с помощью встроенного редактора маршрутных схем.

admin-edocs

Хранение и поиск документов

Для хранения информации в SODIS Building FM используется логика описания с помощью атрибутов и карточек, к которым привязаны документы. Поиск документов осуществляется с помощью специальных смарт-папок, которые можно создать и настроить для структурирования данных. Документы загружаются и хранятся в карточке проекта, которую легко найти через встроенный поисковик по ключевым словам. Таким образом, информация об объектах эксплуатации хранится в единой базе данных и в одной карточке содержится описание проекта, привязанные к нему объекты, BIM-модель, файлы и документы.

admin-edocs2

Работа с почтой

Система SODIS Building FM позволяет настроить на предприятии работу с корпоративной электронной почтой. Пользователь может направлять письма как внешним контрагентам, так и внутренним пользователям системы на любой адрес через вкладку «Обсуждение» в карточке задачи или документа. Входящие письма также автоматически регистрируются в системе.

В SODIS Building FM предусмотрена возможность настроить создание документов по письму — при отправке письма на определённый адрес почты система автоматически зарегистрирует новый документ.

В системе также предусмотрена работа с почтовыми уведомлениями, пользователь может настроить автоматическую рассылку любых писем. Это могут быть уведомления о просроченных задачах и документах или важные информационные сообщения.

Возможности электронного документооборота в SODIS Building FM:

настройка видов и типов документов согласно принятой в компании номенклатуры дел;
настройка справочников и нумерации;
настройка маршрутов прохождения документов — в зависимости от вида или типа;
возможность отправки на согласование выделенным пользователям системы без маршрута;
сохранение истории обсуждения каждого конкретного документа;
возможность указать окончательные версии документов до перевода на исполнение;
автоматическая генерация документов на основе шаблонов MS Word и MS Excel;
хранение документов в архиве или удаление документов.