Как улучшить результаты работы службы эксплуатации зданий без расширения штата

Эффективность службы эксплуатации зданий часто снижается из-за хаотичных процессов, перегруженности сотрудников и отсутствия чёткого контроля. Проблемы накапливаются: задачи теряются, ремонты срываются, отчёты составляются вручную, а руководство не видит реальной загрузки персонала. На помощь приходят цифровые инструменты, которые позволяют оптимизировать работу без дополнительных затрат на персонал.

В статье разберём, как внедрение специализированной системы помогает повысить качество работы службы эксплуатации без увеличения численности команды.

Во многих организациях в работе службы эксплуатации со стороны наблюдаются одни и те же проблемы. Вот как это обычно выглядит:

• Задачи забываются, и далеко не все выполняются в срок.
• Материалы не закупаются вовремя — срываются плановые ремонты и обслуживание.
• Планирование слабое: работы идут рывками — то аврал, то недогруз.
• Не ведётся статистика по работе оборудования — невозможно понять, что работает эффективно, а что требует замены.
• Нет доступа к технической документации и технологическим картам — из-за этого операции по обслуживанию выполняются с ошибками.
• Отчёты составляются вручную, по перепискам и устным комментариям — они неполные, разрозненные и не отражают реальную картину.
• Трудно понять, на что уходит время, где теряются ресурсы, кто действительно загружен, а кто простаивает.
  
  

Так это выглядит со стороны руководства и внутренних клиентов компании.

Со стороны сотрудников ситуация выглядит иначе:

• постоянная перегруженность,
• невозможность спланировать рабочий день,
• неясные приоритеты,
• заявки поступают отовсюду: через охрану, в мессенджерах, по телефону, на словах,
• чётких правил нет, задачи ставятся по-разному,
• ответственность — всегда на исполнителе, даже если задача была неполной или пришла с опозданием.

В результате — замкнутый круг. Сотрудники теряют мотивацию, качество работы падает, руководство усиливает контроль, но проблемы только накапливаются. Ни сверху, ни снизу процесс не работает как единая система.

И что особенно важно: многим кажется, что единственный выход — расширение штата. Но это, во-первых, увеличивает постоянные расходы, а во-вторых, лишь частично снимает симптомы, не устраняя причину.

Что меняется при внедрении системы?

SODIS FM — это система, которая наводит порядок в работе службы эксплуатации, берёт на себя управление бизнес-процессами и делает их прозрачными и управляемыми.

Со стороны сразу заметны конкретные изменения:

• Заявки поступают централизованно — через систему.
• Все задачи фиксируются, распределяются и контролируются. Забытых и дублирующихся заявок больше нет.
• Руководитель видит загрузку сотрудников в режиме реального времени и заранее планирует работу.
• Нагрузка становится сбалансированной — без авралов и простоев.
• Планирование строится по графикам, приоритетам и типам работ.
• Система помогает заранее заказывать материалы и запчасти — без срывов из-за нехватки ресурсов.
• Отчётность формируется автоматически и всегда под рукой — по заявкам, сотрудникам, видам работ и т. д.

Самое важное: работа службы становится предсказуемой, управляемой и прозрачной.

Интерфейс системы SODIS FM

Что меняется со стороны сотрудников?

• Резко сокращается время, затрачиваемое на рутинные операции. Повседневные задачи, оформление заявок, отчёты и другие действия выполняются быстрее и проще.
• Результат работы становится лучше. Благодаря доступу к документации и технологическим картам снижается количество ошибок и повышается точность выполнения.
• Появляется контроль над своей работой. Сотрудник не просто получает задачи, а сам планирует день, расставляет приоритеты и управляет процессом.
• Система помогает не только ничего не забыть, но и контролировать все этапы работы. Задачи, сроки, статусы, ресурсы — всё в одном месте, без хаоса и ручного пересмотра.

В результате человек работает быстрее, увереннее и с меньшим стрессом. Он видит, что справляется, что результат заметен, а ошибки становятся редкостью. Это даёт спокойствие, профессиональную уверенность и реальную мотивацию продолжать работу.

Таким образом, внедрение процессного управления в эксплуатации напрямую приводит к росту удовлетворённости сотрудников службы эксплуатации.

Как это работает на практике?

В 2023 году на одном из бизнес-парков в Москве (130 000 м², класс B+) управляющая компания внедрила SODIS FM, чтобы системно организовать работу инженерной службы. До этого все процессы в основном велись вручную и несистемно: заявки приходили вразнобой, задачи терялись, отчётность собиралась вручную.

После внедрения всё стало проще: заявки поступают централизованно — без потерь и повторов. Руководитель видит загрузку команды, перераспределяет задачи и устраняет перегрузки. Новые сотрудники осваиваются за недели, а не за месяцы.

Результаты:
Количество выполненных задач выросло на 35 % — при том же составе сотрудников.
Среднее время исполнения заявки сократилось с 6 до 2 часов.

Ошибок и повторов стало значительно меньше.